martes, 23 de febrero de 2016

NUESTRO AVANCE

¿COMO DEMUESTRO AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI EN MI ENTIDAD?

Elemento de Control
Productos Mínimos
Evidencia encontrada
Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos
DOCUMENTO CON LOS PRINCIPIOS Y VALORES DE LA ENTIDAD, CONSTRUIDO PARTICIPATIVAMENTE.

DOCUMENTO CONSTRUIDO EN EL INSTITUTO,
ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADOPTA EL DOCUMENTO CON LOS PRINCIPIOS Y VALORES DE LA ENTIDAD.


Mediante la resolución N° 040 de noviembre 25 de 2.014, se adopta para el Instituto el Código de Ética.
SOCIALIZACIÓN DE LOS PRINCIPIOS Y VALORES DE LA ORGANIZACIÓN A TODOS LOS SERVIDORES.
Se ha diseñado un folleto el cual será pública en pagina del instituo y será impreso y entregado a los contratistas y personal de planta del instituto.
Desarrollo del Talento Humano
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
A través de la resolución 052 de diciembre 16 de 2.013, fue adoptado el manual de funciones del instituto.
PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
Por medio de la resolución N° de Diciembre de 2.014 se adopta el plan institucional de capacitación del Instituto.
PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN REALIZADO A LOS SERVIDORES VINCULADOS A LA ENTIDAD.
Por medio de la resolución N° de Diciembre de 2.014 se adopta el plan institucional de capacitación del Instituto
PROGRAMA DE RE-INDUCCIÓN EN RESPUESTA A CAMBIOS ORGANIZACIONALES, TÉCNICOS O NORMATIVOS.
Por medio de la resolución N° de Diciembre de 2.014 se adopta el plan institucional de capacitación del Instituto
PROGRAMA DE BIENESTAR
Por medio de la resolución N° de Diciembre de 2.014 se adopta el plan institucional de capacitación del Instituto
PLAN DE INCENTIVOS
Por medio de la resolución N° de Diciembre de 2.014 se adopta el plan institucional de capacitación del Instituto
SISTEMA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Ley 909 de 2004
“Sistema tipo evaluación de desempeño”

PLANES Y PROGRAMAS
PLANEACION
Se ha definido para la videnvia 2.015 un plan estratégico; el cual será la carta de navegación. Para la próxima vigencia en el instituto.
Se definen para el 2.015 los planes de acción y planes operativos a ser ejecutados.
LA MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONALES ADOPTADOS Y DIVULGADOS

Mediante la resolución 043 de diciembre 02 de 2.014 se ajusta para el instituto la misión, visión y objetivos institucionales.

A través de cartelera se hace la divulgación de los mismos a los empleados.
Objetivos institucionales

Mediante la resolución 043 de diciembre 02 de 2.014 se ajusta para el instituto la misión, visión y objetivos institucionales.

A través de cartelera se hace la divulgación de los mismos a los empleados.
Planes, programas y proyectos.
Planes de acción anuales que definen las metas a cumplir
Planes Anuales mensualizados de caja (PAC),
Planes operativo anuales  POA
Modelo de Operación por Procesos
MAPA DE PROCESOS.
El mapa de procesos fue definido para el Instituto Municipal de Turismo. El cual en el proceso de socialización se ha definido en una cartelera visible al público y a los empleados.
DIVULGACION DE LOS PROCEDIMIENTOS.
A cada uno de los que integran la parte administrativa del Instituto se les hace entrega de un CD el cual contiene toda la información documental del modelo, en ellos los procesos y procedimientos documentados.
PROCESO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN QUE INCLUYA LA EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS

GESTION DE LA EVALUACION Y MEJORA CONTINUA                ADMINISTRACION DEL RIESGO         PV.CI.1
GESTION DE LA EVALUACION Y MEJORA CONTINUA    FOMENTO DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL           PV.CI.2
GESTION DE LA EVALUACION Y MEJORA CONTINUA                FUNCIONAMIENTO COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO                PV.CI.3
GESTION DE LA EVALUACION Y MEJORA CONTINUA    AUDITORIAS                PV.CI.4
GESTION DE LA EVALUACION Y MEJORA CONTINUA    EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL         PV.CI.5
Estructura Organizacional
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD QUE FACILITE LA GESTIÓN POR PROCESOS

Mediante el manual de funciones adoptado según resolución 052 de diciembre 16 de 2.013 se tiene lo siguiente ARTICULO TERCERO: DE LA NOMENCLATURA Y CLASIFICACIÓN DE EMPLEOS. De acuerdo con el nivel al que pertenecen, responsabilidades específicas y el grado que les corresponde
Indicadores de Gestión
DEFINICIÓN DE INDICADORES DE EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD, QUE PERMITEN MEDIR Y EVALUAR EL AVANCE EN LA EJECUCIÓN DE LOS PLANES Y PROGRAMAS

se ha definido un tablero de control en el que se establecen una serie de indicadores los cuales permiten medir por  cada proceso una serie de actividades propias.
Mediante resolución N° de diciembre de 2.014 se define el manual de  indicadores del instituto.
Políticas de Operación
Divulgación de las políticas de operación

Mediante documento impreso, se hace entrega a los empleados de planta de las políticas de operación diseñados y adoptados para el Instituto. A través de correo electrónico y entrega de Cd se socializa la documentación propia del modelo.
Manual de operaciones adoptado y divulgado

Mediante la resolución N° 041 de noviembre 28 se hace la adopción del manual de procesos y procedimientos del Instituto.
Mediante resolución N° de diciembre se adopta las políticas de operación del Instituto.
Administración de Riesgos
Definición por parte de la alta Dirección de políticas para el manejo de los riesgos

Mediante resolución N° de diciembre se adopta las políticas de operación del Instituto.
Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas

TABLERO DE CONTROL DEFINIDO PARA EL MANEJO DE LOS RIESGOS.
ENTREGA EN Cd DE LA DOCUMENTACIÓN DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL.
Autoevaluación Institucional
Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación definidos

A medida que avanza el proceso en la implementación documental se iran realizando procesos de capacitación en la importancia de la autoevaluación.

Herramientas de autoevaluación

La entidad debe determinar como a partir de los Riesgos, indicadores, Controles establecidos y demás elementos que le permitan tomar información, puede realizar la autoevaluación de la gestión, tomando los correctivos necesarios
GESTION DE LA EVALUACION Y MEJORA CONTINUA    EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL       PV.CI.5

Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión puede ser, entre otros, parte de esos sistemas.

Auditoría Interna
Procedimiento para auditoría interna.

GESTION DE LA EVALUACION Y MEJORA CONTINUA    AUDITORIAS                PV.CI.4
Programa Anual de Auditorías aprobado.
Informe anual de control interno
Realizado de acuerdo a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública. Sirve como insumo para el fortalecimiento y mejora del Sistema de Control Interno en la entidad

Plan de Mejoramiento
Herramienta definida para la construcción del plan de mejoramiento.
GESTION DE LA EVALUACION Y MEJORA CONTINUA    FOMENTO DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL           PV.CI.2
Documentos que evidencien el seguimiento a los planes de mejoramiento
Planes de mejoramiento individual.

Información y Comunicación Externa
Identificación de las fuentes de información externa

Buzon de sugerencia.
Recepción de PQR´s
Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso

Internamente se ha definido contar con una copia electrónica de los documentos de importancia del Instituto. Entre otros, resoluciones, actas.

Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía.

Realizar anualmente proceso de rendición de cuentas del Instituto.
Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad


Política de Comunicaciones


Sistemas de Información y Comunicación
Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia


Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos


Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés parar obtener información sobre necesidades y prioridades


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